EPUB-Informationen

Bezeichnung:

417 Archiv

Stand/Datum des Downloads:

16.09.2021

Aufbewahrungs- und Kassationsordnung
für kirchliche Archive

Vom 15. September 2001

(KABl. S. 374)

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union[1] vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) in Verbindung mit § 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland[2] vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:

§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.

§ 2
Registratur, Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.

( 2 ) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.

( 3 ) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

§ 3
Aufbewahrung

( 1 ) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.

( 2 ) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheidet die Archivarin oder der Archivar oder eine vom Leitungsorgan beauftragte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ob das Schriftgut archivwürdig ist. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.

( 3 ) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.

( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).

§ 4
Kassation

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.

( 2 ) Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.

( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

( 4 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. Ein Muster des Kassationsprotokolls ist Bestandteil dieser Ordnung. Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.

( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes übertragen.

§ 5
Schutzbestimmungen

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein. Ein Muster des zu verwendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.

( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.

( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.

§ 6
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1. Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.

( 2 ) Mit dem Inkrafttreten dieser Ordnung tritt die Rechtsordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993 S. 17) außer Kraft.

Anlage 1

Aufbewahrungs- und Kassationsplan

Kassieren

Vorbedingung

Frist

Zu 0 Kirchengemeinde und Verfassung

01-4

Mitteilung des Standes- bzw. Meldeamtes über Namensänderung

nach Eintrag

sofort

01-4

Meldungen über Zu- und Wegzug

nach Eintrag in die Gemeindegliederkartei

sofort

01-4

EDV-Listen über Gemeindeglieder

alle 3 bis 5 Jahre alphabetischen Ausdruck bzw. Fiches verwahren

2 Jahre

01-5

Meldungen über Ein- und Austritt

nach Eintrag in das Amtsbuch für Ein- und Austritte

sofort

02-1.K Nebenakte

Presbyterwahlen, vorbereitender Schriftwechsel, Wahlzettel

Wahlliste, Wahlprotokolle mit Ergebnis, Annahmeerklärungen, Wahlprüfungsergebnis, Muster eines Wahlzettels sind vorhanden

6 Jahre

03-5.K Nebenakte

Statistik, vorbereitender Schriftwechsel, Anschreiben, Zwischenergebnisse

Statistik liegt vor

2 Jahre
nach Abschluss

05-2.K Nebenakte

Vorbereitender Schriftwechsel mit Anlagen, Hausnaltsplan der Synode und synodaler Einrichtungen

Gedrucktes Protokoll mit den Berichten der Einrichtungen der Ämter und des Superintendenten liegt vor

2 Jahre

06-1.K Nebenakte

Informationen des LKA zu Angelegenheiten von zeitlich eng begrenzter Dauer oder ohne Bezug zur Kirchengemeinde

2 Jahre

06-15.K Nebenakte

06-16.K Nebenakte

06-17.K Nebenakte

06-19.K Nebenakte

06-2.K  Nebenakte

06-3.K  Nebenakte

06-4.K  Nebenakte

Rundverfügungen zu synodalen und landeskirchlichen, zu ökumenischen oder kommunalen Veranstaltungen, zu Kirchentagen u.a., Werbematerial

Muster eines Programms, Plakats, Handzettels, sofern die Gemeinde beteiligt war, liegen vor

sofort
nach Abschluss

Zu 1 Kirchliche Dienste

11-1

Bewerbungen, die nicht berücksichtigt wurden (zurücksenden!)

(Bewerbungsunterlagen bei Anstellung zur Personalakte legen)

sofort

11-4.K Nebenakte

Urlaubslisten, Krankheitsmeldungen, Gehaltsabrechnungen, Versorgung und Beihilfe, Dienstbefreiung, Krankheit, Reisekostenabrechnung

Personalhauptakte liegt vor

6 Jahre

13-1

Bewerbungen, die nicht berücksichtigt wurden (zurücksenden!)

(Bewerbungsunterlagen bei Anstellung zur Personalakte legen)

sofort

13-2.K bis 13-9.K Nebenakte

Urlaubslisten, Krankheitsmeldungen, Gehaltsabrechnungen, Versorgung und Beihilfe, Dienstbefreiung, Krankheit, Reisekostenabrechnung

Personalhauptakte liegt vor

6 Jahre

15-0.K Nebenakte

Tariftabellen, allgemeine Mitteilungen über Zulagen und Weihnachtsgeld

2 Jahre nach
Ablauf der Gültigkeit

16-1.K Nebenakte

Krankenversicherung: Schriftwechsel

An- und Abmeldungen liegen vor, KZVK Jahresmeldungen

2 Jahre
nach Beendigung des Vertrages

Zu 2 Gottesdienste, Amtshandlungen, Seelsorge

21-0.K Nebenakte

Pläne über Presbyter- und Küsterdienste im Gottesdienst

2 Jahre

21-1

Handzettel für den sonntäglichen Gottesdienst und übliche kirchliche Veranstaltungen

ein Muster

sofort

23-1.K Nebenakte

Anmeldungen zur Taufe sowie standesamtliche Mitteilungen über die Geburt

Eintragung im Kirchenbuch und nach Überprüfung der EDV-Gemeindegliederliste

2 Jahre

23-21

Anmeldungen und Überweisungen zum Konfirmandenunterricht

Eintrag in das Konfirmandenbuch bei der Konfirmation

2 Jahre

23-3.K Nebenakte

Anmeldungen zur Trauung sowie standesamtliche Mitteilung über Eheschließung

Eintragung im Kirchenbuch und nach Überprüfung der EDV-Gemeindegliederliste

2 Jahre

23-4.K Nebenakte

Anmeldungen zur Beerdigung sowie standesamtliche Mitteilung über Tod

Eintragung im Kirchenbuch und nach Überprüfung der EDV-Gemeindegliederliste

2 Jahre

24-7

Pfarramtliche Bescheinigungen über Arntshandlungen oder Routineangelegenheiten

pfarramtliche Zeugnisse über Mitarbeiter oder Personen liegen vor

2 Jahre

25-4.K Nebenakte

Kirchenmusikalische Veranstaltungen: Schriftwechsel, Abrechnung

Programm, Namen und Adressen vom Veranstalter und Künstler, Plakat liegen vor

6 Jahre

26-1.K Nebenakte

Kollektenaufrufe und Informationen, Kollektendienstpläne

Kollektenbuch liegt vor

2 Jahre

26-4.K Nebenakte

Sammellisten von Haus- oder Straßensammlungen für das Diakonische Werk u.a. (außer ein bis zwei Beispielen)

Abrechnung ist erfolgt

2 Jahre

Zu 4 Gemeindearbelt

41-3.K Nebenakte

Vorbereitender Schriftwechsel, Abrechnungen

Programm, Teilnehmerlisten, Berichte, Abschlussrechnung, Verwendungsnachweis liegen vor

6 Jahre

42-0.K Nebenakte

Allgemeine Mitteilungen des Verbandes für Kinderpflege im Rheinland

2 Jahre

42-6.K Nebenakte

Rechnungsduplikate, An- und Abmeldungen

2 Jahre nach Abmeldung des Kindes

43-0.K Nebenakte

Allgemeine Mitteilungen der Jugendpflege

2 Jahre

43-1.K bis 43-6.K Nebenakte

An- und Abmeldungen zu Kreisen, Fahrten, Freizeiten, Rechnungsduplikate, Kassennebenbücher

Programme, Teilnehmer- und Mitgliederlisten, evtl. Verwendungsnachweise liegen vor

sofort

44-2.K bis 44-5.K Nebenakte

Vorbereitender Schriftwechsel, An- und Abmeldungen zu Kreisen, Fahrten, Freizeiten, Rechnungsduplikate, Kassennebenbücher

Programme, Teilnehmer- und Mitgliederlisten, evtl. Verwendungsnachweise liegen vor

sofort

45-11.K Nebenakte

Gottesdienstnachrichten und Veranstaltungshinweise für den „Weg“
(nicht: Berichte über die Veranstaltungen)

Gottesdienstbuch, Abkündigungsbuch liegen vor

2 Jahre

45-12.K Nebenakte

Mitteilungen an die Presse über Gottesdienste

Gottesdienstbuch, Abkündigungsbuch liegen vor

2 Jahre

45-5.K Nebenakte

Buchbestellungen für die Gemeindebücherei

Katalogisierung der Bücher ist erfolgt

2 Jahre nach Bucheingang

46-2.K Nebenakte

Vorbereitender Schriftwechsel, An- und Abmeldungen, Rechnungsbelege

Programm, Teilnehmerliste, Abschlussrechnungen, Verwendungsnachweis liegen vor

sofort

Zu 5 Kirchliche und weitliche Vereine

51 bis 58

Einladungen zu Veranstaltungen von Vereinen, die nicht besucht wurden

sofort nach Ende der Veranstaltung

51-1.K bis 52-1.K Nebenakte

Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen

2 Jahre

Zu 6 Grundstücke und Friedhöfe

63.K Nebenakte

Mitteilung über Bebauungspläne

2 Jahre
nach Abschluss

64.K Nebenakte

Schriftwechsel über Pacht und Vermietung

Pachtliste, Verträge liegen vor

6 Jahre nach
Ende der Pachtzeit

66-3.K Nebenakte

Friedhof: Schriftwechsel über Bepflanzung, Einfriedung

Pläne, Zeichnungen liegen vor

6 Jahre

66-8.K Nebenakte

Verkauf von Grabstellen: Schriftwechsel, Rechnungsbelege

Verträge, Grablisten, Entwürfe von Grabmälern liegen vor

6 Jahre

Zu 7 Gebäude

70 bis 79

Prospekte, unberücksichtigte Angebote

Submissionsliste vorhanden (Liste der Angebote)

sofort
nach Auswertung

Zu 9 Finanz- und Gemeindeverwaltung

93-3

Sparkassenbücher

2 Jahre
nach Erlöschen

93-6 und 93-7

Geschäftsberichte, Bilanzen, Etats von Einrichtungen, für die die Gemeinde nicht verantwortlich ist

2 Jahre

94-2

Kirchgeldlisten

6 Jahre

98-1.K Nebenakte

Haushaltsüberwachungslisten, Akten über Aufstellung und Prüfung von Haushaltsplänen

Gemeindehaushaltsplan liegt vor

6 Jahre

98-4.K Nebenakte

Kassenprüfungsniederschriften

6 Jahre

98-5.K Nebenakte

Akten über Rechnungslegung, Monatsabschlüsse

Jahresrechnung liegt vor

6 Jahre

98-8

Bank- und Postgirokontoauszüge

6 Jahre

99-7.K Nebenakte

Kauf von Kraftfahrzeugen: Schriftwechsel

6 Jahre

99-7

Fahrtenbücher

6 Jahre

99-8

Telefonkosten, Posteinlieferungsbücher

6 Jahre

Zu R Rechnungswesen

R 1 bis 3

Rechnungsbeiege aller Art, auch Kassennebenbücher,

Jahresrechnung und Kassenhauptbuch liegen vor

6 Jahre

ausgenommen:

1. Baumaßnahmen (Neubau, Abbruch, Restaurierung, Veränderung)

2. Erfüllung von Baulastverpflichtungen

3. Besondere Anschaffungen (vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände)

Anlage 2

Muster eines Kassationsprotokolls

Reg.-Nr.

Aktentitel

Überlieferungsform

Datum

23-1.K

Anmeldungen zur Taufe

ausgefüllte Vordrucke

1982

46-2.K

Familienfreizeit Südtirol

Anmeldungen und Bestätigungen

1984

R 1-1

Haushaltsplan 1988

nichtunterschriebene Dublette

1987

Datum: (Unterschrift des Leitungsorgans)

Anlage 3

Vertrag über Stampfgut

Die Firma ____________________ verpflichtet sich,

1. die ihr von ____________________ übergebenen Akten im Gewicht von ____________________ einzustampfen,

2. niemandem die Durchsicht der Akten zu gestatten, auch an niemand Teile der Akten abzugeben,

3. den Vollzug des Einstampfens dem genannten Amt mitzuteilen,

4. für die Stampfmasse den Betrag von Euro ____________________ zu entrichten.

Bis zum Vollzug des Einstampfens bleibt der/dem ________________________________________ an den Akten das Eigentum vorbehalten.

[1]

Nr. 420.

[2]

Nr. 421.