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Bezeichnung:

417 Archiv 2

Stand/Datum des Downloads:

15.09.2025

Aufbewahrungs- und Kassationsordnung
für kirchliche Archive

Vom 15. September 2001

(KABl. S. 374)
geändert durch Beschluss vom 23. Dezember 2008 (KABl. 2009 S. 99) und
durch Verordnung vom 14. September 2018 (KABl. S. 261)

Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union[1] vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) in Verbindung mit § 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland[2] vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:

§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.

§ 2
Registratur, Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.

( 2 ) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.

( 3 ) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.

§ 3
Aufbewahrung

( 1 ) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.

( 2 ) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheidet die Archivarin oder der Archivar oder eine vom Leitungsorgan beauftragte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ob das Schriftgut archivwürdig ist. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.

( 3 ) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.

( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).

§ 4
Kassation

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.

( 2 ) Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.

( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.

( 4 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. Ein Muster des Kassationsprotokolls ist Bestandteil dieser Ordnung. Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.

( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.

( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes übertragen.

§ 5
Schutzbestimmungen

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein. Ein Muster des zu verwendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.

( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.

( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.

( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.

§ 6
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1. Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.

( 2 ) Mit dem Inkrafttreten dieser Ordnung tritt die Rechtsordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993 S. 17) außer Kraft.

Anlage 1

Aufbewahrungs- und Kassationsplan

Vom 23. Dezember 2008

Vorbemerkung

Der Kassationsplan dient dazu, die in den kirchlichen Registraturen dokumentierten Geschäftsvorfälle auf das notwendige Maß zu beschränken. Gemäß den hier festgelegten Fristen sollen die jeweiligen Unterlagen regelmäßig ausgesondert und vernichtet werden. Schriftgut, das der Kassationsplan nicht explizit aufführt, ist dauernd aufzubewahren.

Eine planmäßige und zügige Kassation von Schriftgut der Verwaltung setzt voraus, dass das dem Einheitsaktenplan zugrunde liegende Sachprinzip strikt eingehalten wird. Kassiert werden keine einzelnen Schriftstücke und Vorgänge, sondern Akten bzw. Akteneinheiten.

Schriftgut mit befristetem Informationsgehalt, das weder Beweis- noch Erinnerungswert für eine kirchliche Einrichtung hat, so genannte „Weglegesachen”, werden von der Sachbearbeiterin/dem Sachbearbeiter mit der Schlussverfügung „Vernichten” versehen und sofort vernichtet. Dies gilt auch für Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen. Die Sachbearbeiterin/der Sachbearbeiter hat weiterhin darauf zu achten, dass Mehrfachausfertigungen und Kopien, die keine Vermerke aufweisen, kassiert werden.

Schriftgut, das entsprechend dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan befristet aufzubewahren ist, wird in Nebenakten abgelegt. Diese Kassationsakten erhalten zusätzlich zum Aktenzeichen ein „.K” (Kassation). Um eine Verwechslung mit den Hauptakten zu vermeiden, sollten sie zudem farblich unterschieden werden. Nach Abschluss der Akten wird das jeweilige Jahr vermerkt, in dem sie vernichtet werden können. Die zur Kassation anstehenden Akteneinheiten werden in einem Kassationsprotokoll unter Angabe des Aktenzeichens, des Aktentitels, der Überlieferungsform (z.B. Vordrucke, Anmeldungen usw.) und des Datums aufgelistet. Dieses Protokoll wird dem Leitungsorgan der Einrichtung zur Genehmigung vorgelegt. Anschließend werden die Akten dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten. Übernimmt es sie nicht, sind sie unverzüglich zu vernichten.

Die ausgesonderten Akten müssen von Firmen entsorgt werden, die hierauf spezialisiert sind. Ein Vertrag sollte die Sicherheitsstufe entsprechend DIN 32757 ausweisen. Unverzichtbar ist dies bei vertraulich zu behandelndem Schriftgut (Personalakten, personenbezogene Akten von Beratungsstellen usw.).

Weitere Einzelheiten zur Kassation von Schriftgut regelt § 4 der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung.

Hauptgruppen

0 Kirchenordnung und Struktur der Ev. Kirche im Rheinland, andere Religionsgemeinschaften, Staat und Gesellschaft

1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

2 Gottesdienst, Amtshandlung, Seelsorge

3 Unterrichtswesen, Schule, Theologische Lehre

4 Gemeindearbeit und Gesellschaft

5 Kirchliche und weltliche Vereine

6 Grundstücke und Friedhöfe

7 Gebäude

8 Einrichtungen

9 Finanz- und sonstige Verwaltung

R Besondere Ablagen

Aktenzeichen

Aktentitel

Zuordnung

Kassation

0

Kirchenordnung und Struktur der Ev. Kirche im Rheinland, andere Religionsgemeinschaften, Staat und Gesellschaft

02-14.K

Mitteilungen des Standes- bzw. Meldeamts über Namensänderungen, Zu- und Wegzug

Nach Eintrag in die Gemeindegliederkartei sofort

02-14.K

EDV-Listen über Gemeindemitglieder

alle 5 Jahre einen alphabetischen Ausdruck aufbewahren, ansonsten nach 2 Jahren

02-15.K

Meldungen über Ein- und Austritte

nach Eintrag in das Amtsbuch für Ein- und Austritte (vgl. K7 und K8) sofort

02-21.K

Presbyteriumswahl: vorbereitender Schriftwechsel

wenn Wahlverzeichnis, Wahlprotokolle mit Ergebnis, Annahmeerklärungen, Wahlprüfungsergebnis, Muster eines Stimmzettels vorhanden sind, nach 10 Jahren

03-21.K

Kreissynode: vorbereitender Schriftwechsel mit Anlagen, Anschreiben, Zwischenergebnisse

wenn gedrucktes Protokoll mit den Berichten der Einrichtungen, der Ämter und der Superintendentin des Superintendenten vorliegt, nach 2 Jahren

04-21.K

Landessynode: vorbereitender Schriftwechsel mit Anlagen, Anschreiben, Zwischenergebnisse

wenn gedrucktes Protokoll mit den Berichten der Einrichtungen, der Ämter und der des Präses vorliegt, nach 2 Jahren

04-21.K

Landessynode: Rundverfügungen

Gemeinden und Kirchenkreise: ohne Bezug zur jeweiligen Einrichtung nach 10 Jahren

04-23.K

Landeskirchenamt: Informationen zu Angelegenheiten von zeitlich begrenzter Dauer

Gemeinden und Kirchenkreise: nach 10 Jahren

04-26.K

landeskirchliche Pfarrfreizeiten, Pastoralkolleg: Einladungen, Anmeldungen

Gemeinden und Kirchenkreise: Einladungen sofort nach Anmeldeschluss; Landeskirche: wenn Teilnahmeliste vorhanden, Anmeldungen sofort nach der Tagung

04-27.K

Pfarrfrauentagungen, Pfarrfrauendienst: Einladungen, Anmeldungen

Gemeinden und Kirchenkreise: Einladungen sofort nach Anmeldeschluss; Landeskirche: wenn Teilnahmeliste vorhanden, Anmeldungen sofort nach der Tagung

1

Kirchliche Mitarbeitende

vgl. Personalaktenordnung, insbesondere § 22

11-41.K

Pfarrerinnen/Pfarrer: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

11-51.K

Pfarrerinnen/Pfarrer z.A.: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

11-61.K

Vikarinnen/Vikare: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

11-81.K

Dienste auf Zeit: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-2.K

Mitarbeitende in Verkündigung, Unterweisung, Seelsorge: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-3.K

Mitarbeitende im diakonischen Dienst: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-4.K

Mitarbeitende in Kindergärten und in Kindertagesstätten: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-5.K

Kirchenmusikerinnen/Kirchenmusiker: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-6.K

Küsterinnen/Küster und Hausmeisterinnen/Hausmeister: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-7.K

Mitarbeitende in der Verwaltung: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-8.K

Mitarbeitende auf kirchlichen Friedhöfen: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

13-9.K

Sonstige Mitarbeitende: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

14-1.K

befristet tätige und ehrenamtliche Mitarbeitende: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten

wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren

15-0.K

Tariftabellen, allgemeine Mitteilungen über Zulagen und Weihnachtsgeld

2 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit

16

Sozialversicherungen

16-0.K

Sozialversicherung: allgemein

nach 10 Jahren

16-1.K

Krankenversicherungen: Schriftwechsel

nach 10 Jahren

16-2.K

Rentenversicherung: Beitragsberechnung

nach 10 Jahren

16-3.K

Arbeitslosenversicherung: Beitragsberechnung

nach 10 Jahren

16-5.K

Gesetzliche Unfallversicherung: Beitragsberechnung, Buchungsbelege zur Berufsgenossenschaft

nach 10 Jahren

19-2.K

Verbände: Beitragsunterlagen

nach 10 Jahren

2

Gottesdienste, Amtshandlungen, Seelsorge

21-0.K

Pläne über Presbyterinnen-/Presbyter- und Küsterinnen-/Küsterdienste

Nach 2 Jahren

21-1.K

Gottesdienste, Abendmahlsfeiern: Handzettel für den sonntäglichen Gottesdienst und wiederkehrende Veranstaltungen

sofort, allerdings jedes Jahr ein Muster aufbewahren

23-1.K

Taufe: Anmeldungen sowie standesamtliche Mitteilungen über die Geburt

sofort nach Eintrag in das Taufbuch (K 2) sowie nach Überprüfung der EDV-Gemeindemitgliederliste

23-21.K

Konfirmation: Anmeldungen und Überweisungen, Anmeldungen zu Freizeiten

sofort nach Eintrag in das Konfirmationsbuch (K 3)

23-31.K

Trauung: Anmeldungen sowie standesamtliche Mitteilungen über Eheschließungen

sofort nach Eintrag in das Kirchenbuch (K 3) sowie nach Überprüfung der EDV- Gemeindemitgliederliste

23-41.K

Bestattung: Anmeldungen sowie standesamtliche Mitteilungen über den Tod

sofort nach Eintrag in das Kirchenbuch (K 4) sowie nach Überprüfung der EDV- Gemeindemitgliederliste

24-7.K

pfarramtliche Bescheinigungen über Amtshandlungen oder Routineangelegenheiten

Pfarramtliche Zeugnisse über Mitarbeitende in die Personalakte

Nach 2 Jahren

25-4.K

regelmäßige kirchenmusikalische Veranstaltungen: Schriftwechsel, Plakate, Einladungen

Abrechnungen s. R

wenn Muster der Plakate und Einladungen vorhanden sind, nach 10 Jahren

25-5.K

kirchenmusikalische Arbeitstagungen: Einladungen

wenn die Einrichtung nicht beteiligt ist, sofort

25-7.K

Zuschüsse für Kirchenmusik, Verwaltung der Kantate Kollekte

nach 10 Jahren

26-1.K

landeskirchliche Kollekten: Aufrufe und Informationen, Kollektendienstpläne

sofort nach Eintrag in das Kollektenbuch (A 4)

26-2.K

kreiskirchliche Kollekten: Aufrufe und Informationen, Kollektendienstpläne

sofort nach Eintrag in das Kollektenbuch (A 4)

26-4.K

Haus- und Straßensammlungen: Sammellisten für das Diakonische Werk u.a.

wenn Muster vorhanden, 10 Jahre nach Abrechnung

3

Unterrichtswesen, Schulen, theologische Lehre

34-1.K

landeskirchliche Schulen und Internate: An- und Abmeldungen, Elternvertretungen, Klassenbücher, Konferenzen, Lehr-, Stoff- und Stundenpläne, Schülerinnen-/Schülervertretungen, Schülerinnen-/Schülerstammblätter, Zeugnisse und Zeugnisdurchschriften

wenn Abgangs- oder Abschlusszeugnisse, Prüfungslisten vorhanden, 10 Jahre nach Ausscheiden des Schülers

4

Gemeindearbeit und Gesellschaft

41-3.K

Bibelwoche: vorbereitender Schriftwechsel

wenn das Programm, Teilnahmeliste, Berichte, Verwendungsnachweis, Abschlussrechnung vorliegen, nach 10 Jahren

42-0.K

Kindergarten, Kindertagesstätte: allgemeine Informationen des Verbandes für Kinderpflege im Rheinland

Nach 2 Jahren

42-2.K

Kindergarten, Kindertagesstätte: An- und Abmeldungen

wenn die jährlichen Belegungslisten vorhanden sind, 2 Jahre nach Ausscheiden des Kindes

43-0.K

Jugendarbeit: allgemeine Mitteilungen der Jugendpflege

Nach 2 Jahren

43-1.K

ev. Gemeindejugend: offene Arbeit, Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

43-2.K

ev. Gemeindejugend: männliche und gemischte Gruppen, Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

43-3.K

ev. Gemeindejugend: weibliche Gruppen, Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

43-4.K

ev. Jugendvereine und -verbände: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

43-5.K

übergemeindliche Jugendarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

43-6.K

Jugendfreizeiten: Anmeldungen

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

44-1.K

Männerarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

44-2.K

Frauenarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

44-3.K

Seniorenarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

44-4.K

besondere Gruppen: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

44-5.K

Erwachsenenbildung: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten

wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung

5

Kirchliche und weltliche Vereine

51-1.K

Diakonisches Werk der Ev. Kirche im Rheinland: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

51-2.K

Gemeindedienste: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

51-3.K

Anstalten, Heime und Einrichtungen: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

51-4.K

Ausbildungsstätten: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

52-3.K

Kirchlicher Entwicklungsdienst, ökumenische Diakonie: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

52-4.K

Aktion Sühnezeichen Friedensdienste e.V.: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

52-5.K

Gesellschaft zur Förderung der Partnerschaft mit der Dritten Welt mbH / Aktion Dritte-Welt-Handel: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

52-6.K

Ökumenische Entwicklungsgenossenschaft e.V. EDCS: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

53-1.K

Vereinigte Evangelische Mission (VEM), Ökumenische Werkstatt: Spendenaufrufe, Danksagungen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

53-2.K

andere Missionsgesellschaften: Spendenaufrufe, Danksagungen

Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R

Nach 10 Jahren

6

Grundstücke und Friedhöfe

63.K

Flurbereinigung: Mitteilungen über Bebauungspläne

Nach 2 Jahren

64

Verpachtung

Pachtverträge von A-Z, Pachtlisten

64.K

Verpachtung: Schriftwechsel

wenn Pachtlisten, Pachtverträge vorliegen, 10 Jahre nach Ende der Pachtzeit

66

Friedhof

66-8.K

Verkauf von Grabstellen: Bepflanzung, Einfriedung

wenn Verträge, Grablisten, Entwürfe von Grabmälern, Pläne, Zeichnungen vorliegen, nach 10 Jahren

7

Gebäude

71

Kirche

71-16.K

Bauausführung, Rohbau, Innenausbau: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-3.K

Einzelteile und Zubehör: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-31.K

Orgel, Harmonium: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge

sofort

71-32.K

Uhr, Glockenstuhl, Glocken, Läutewerk, Turmbekrönung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-33.K

Altar, Abendmahltisch, Taufstein, Kanzel: unberücksichtigte Angebote, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge

Kunstdenkmäler, Fenster, Gedenktafel, Türen, Liedtafeln

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-34.K

Gestühl: unberücksichtigte Angebote, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-35.K

Beleuchtungsanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-36.K

Heizungsanlage: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-37.K

andere Anlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung der Verträge

71-5.K

Inventar der Kirche: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-6.K

gottesdienstliches Zubehör: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-8.K

Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

71-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

72

Gemeindehaus

72-1.K

Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

72-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläg

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

72-3.K

Wohnung: Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern

10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses

72-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung der Verträge

72-5.K

Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

72-8.K

Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

72-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

73

Pfarrhaus

73-1.K

Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

73-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

73-3.K

Benutzung und Vermietung: Schriftwechsel mit den Pfarrerinnen und Pfarrern

10 Jahre nach Lohnsteueraußenprüfung

73-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung der Verträge

73-5.K

Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

73-8.K

Außenanlagen, Pfarrgarten: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

73-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

74

Kindergarten, Kindertagesstätte

74-1.K

Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

74-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

74-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses

74-5.K

Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

74-6.K

Wohnung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen / Mietern

10 Jahre nach Lohnsteueraußenprüfung

74-8.K

Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

74-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

75

Wohnhäuser

75-1.K

Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

75-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

75-3.K

Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern

10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses bzw. nach Lohnsteueraußenprüfung

75-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses

75-5.K

Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

75-8.K

Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

75-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

77

Gemeindezentren

77-1.K

Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

77-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

77-3.K

Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern

10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses

77-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung der Verträge

77-5.K

Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

77-8.K

Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

77-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

78

Verwaltungsgebäude

78-1.K

Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

78-2.K

Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

78-3.K

Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern

10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses

78-4.K

Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge

10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses

78-5.K

Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

78-8.K

Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

78-9.K

Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge

wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts

8

Kirchliche Einrichtungen

81

Kinderheime, Jugendheime

(Betreuungssachen vgl. StGB § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen)

81.K

Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

82

Wohnheime

82-1.K

Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

83

Seniorenzentren, Altenwohnheime

(Betreuungssachen vgl. StGB § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen)

83.K

Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

84

Stiftungen und sonstige Einrichtungen, Freizeitenheime

84-1.K

selbstständige kirchliche Stiftungen: Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

84-2.K

unselbstständige kirchliche Stiftungen: Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

85

Krankenhäuser

Betriebsbilanzen (Betreuungssachen vgl. StGB § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen)

85.K

Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

86

landeskirchliche Einrichtungen

Haus der Begegnung, Bonn, Theologisches Zentrum Wuppertal (TZW), Betriebsbilanzen Schulen und Internate siehe 34-1

86.K

Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen

Nach 10 Jahren

9

Finanzen und Verwaltung[3]

91

Vermögensbestand

91-2.K

Inventarverzeichnis

(im Rahmen der Inventur)

Nach 10 Jahren

91-3.K

Schenkungen und letztwillige Verfügungen

Dauernd aufzubewahren

92

Versicherungen

92-1.K

Sachversicherung: Einzelfälle

Nach 10 Jahren

92-2.K

Vermögensschaden- und Vertrauensschadenversicherung: Einzelfälle

Nach 10 Jahren

92-4.K

Dienstreise- und Kraftfahrzeugversicherungen: Einzelfälle

Nach 10 Jahren

92-5.K

Sonderversicherungen: Einzelfälle

Nach 10 Jahren

92-6.K

Rechtsschutzversicherung: Einzelfälle

Nach 10 Jahren

93

Vermögensverwaltung

93-3.K

Kontokorrentkonten, Finanzanlagen, Fonds

Nach 10 Jahren

93-5.K

Darlehen

Aufnahme und Vergabe von Darlehen, bei Darlehen an Mitarbeitende zu den Personalakten

Nach 10 Jahren

93-6.K

Beteiligungen an Genossenschaften: Geschäftsberichte, Mitteilungen

Nach 10 Jahren

93-7.K

Geldinstitute: Geschäftsberichte, Mitteilungen

Nach 10 Jahren

94

Kirchensteuern

94-2.K

besonderes Kirchgeld: Einzelfälle

Nach 10 Jahren

95

sonstige Einkünfte

95-1.K

Verwaltungsgebühren

Nach 10 Jahren

95-2.K

Benutzungsentgelte

Nach 10 Jahren

95-3.K

Stolgebühren (Gebühren für Amtshandlungen), auch Ablösung

Nach 10 Jahren

95-4.K

Prüfungsgebühren

Nach 10 Jahren

96

Steuern, Gebühren, Beiträge, Lasten und Abgaben

96-1.K

Einkommen- und Lohnsteuer: Anmeldungen

Nach 10 Jahren

96-2.K

Grundbesitzabgaben

Einheitswert- und Grundsteuermessbescheide, Kanalgebühren, Anliegerbeiträge, Müllabfuhrgebühren, Hauszinssteuer Mietwert s. Wohnungen

Nach 10 Jahren

96-3.K

Erbschaft-, Schenkung-, Kapitalertrag- und Vermögensteuer

Nach 10 Jahren

96-4.K

Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer

Nach 10 Jahren

96-5.K

Körperschaftsteuer

Nach 10 Jahren

96-6.K

Beiträge für landwirtschaftliche Betriebe

Nach 10 Jahren

96-9.K

sonstige Abgaben und Beiträge

Gewerbesteuer, Kurtaxen

Nach 10 Jahren

98

Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen

98-1.K

Haushalte

Nach 10 Jahren

98-3.K

monatliche Kassenabschlüsse

Nach 10 Jahren

98-4.K

Kassenprüfungsniederschriften

Nach 10 Jahren

98-5.K

Jahresabschlüsse
Monatsabschlüsse
Prüfungsbericht Jahresabschluss

dauernd
Nach 10 Jahren

98-6.K

Abrechnung Gemeinsame Verwaltung

Nach 10 Jahren

98-7.K

Erstmalige Eröffnungsbilanz

Dauernd aufzubewahren

98-8.K

Bankkontenauszüge, Schecks, Überweisungsaufträge

Nach 10 Jahren

99

Verwaltung

99-2.K

Datenverarbeitung (EDV): Wartungsverträge

10 Jahre nach Vertragsende

99-4.K

angemietete Diensträume: Einrichtung des Büros, Bürobedarf, Mobiliar

Schriftverkehr vgl. 78-5 Verwaltungsgebäude Belege zu R

Nach 10 Jahren

99-5.K

Verwaltungsbücherei: Bestellungen

Belege zu R

wenn die Bücher katalogisiert sind, sofort

99-7.K

Fahrzeuge: Kaufverträge, Leasing-Verträge, Fahrtenbücher, Kostenvoranschläge, Schriftwechsel

10 Jahre nach Abmeldung des Fahrzeugs bzw. nach Vertragsende

99-8.K

Telefonkosten, Posteinlieferungsbücher, Rückscheine

Nach 10 Jahren

R

besondere Ablagen: Rechnungswesen

R 1

Kassen

R 1-2.K

Belege aller Art, auch Kassennebenbücher

ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände)

Nach 10 Jahren

R 2

Pfarrkasse

R 2-2.K

Belege aller Art, auch Kassennebenbücher

ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände

Nach 10 Jahren

R 3

Diakoniekasse

R 3-2.K

Belege aller Art, auch Kassennebenbücher

ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände

Nach 10 Jahren

R 4f

sonstige Kassen

Aufteilung wie zuvor

R 4ff-2.K

Belege aller Art, auch Kassennebenbücher

ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände

Nach 10 Jahren

Anlage 2

Muster eines Kassationsprotokolls

Reg.-Nr.

Aktentitel

Überlieferungsform

Datum

23-1.K

Anmeldungen zur Taufe

ausgefüllte Vordrucke

1982

46-2.K

Familienfreizeit Südtirol

Anmeldungen und Bestätigungen

1984

R 1-1

Haushaltsplan 1988

nichtunterschriebene Dublette

1987

Datum: (Unterschrift des Leitungsorgans)

Anlage 3

Vertrag über Stampfgut

Die Firma ____________________ verpflichtet sich,

1. die ihr von ____________________ übergebenen Akten im Gewicht von ____________________ einzustampfen,

2. niemandem die Durchsicht der Akten zu gestatten, auch an niemand Teile der Akten abzugeben,

3. den Vollzug des Einstampfens dem genannten Amt mitzuteilen,

4. für die Stampfmasse den Betrag von Euro ____________________ zu entrichten.

Bis zum Vollzug des Einstampfens bleibt der/dem ________________________________________ an den Akten das Eigentum vorbehalten.

[1]

Nr. 420.

[2]

Nr. 421.

[3]

Aktenzeichen 91 eingefügt und Aktenzeichen 93 und 98 geändert durch Verordnung vom 14. September 2018 (KABl. S. 261) mit Wirkung vom 1. Januar 2019.