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Aufbewahrungs- und Kassationsordnung
für kirchliche Archive

Vom 15. September 2001

(KABl. S. 374
geändert durch Beschluss vom 23. Dezember 2008 (KABl. 2009 S. 99)

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Die Kirchenleitung der Evangelischen Kirche im Rheinland hat gemäß § 13 Nr. 3 des Archivgesetzes der Evangelischen Kirche der Union1# vom 6. Mai 2000 (ABl. EKD S. 228) in Verbindung mit § 12 des Kirchengesetzes zur Ausführung des Kirchengesetzes zur Sicherung und Nutzung von kirchlichem Archivgut der Evangelischen Kirche im Rheinland2# vom 12. Januar 2001 (KABl. S. 145) die folgende Verordnung beschlossen:
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§ 1
Geltungsbereich

Diese Ordnung gilt für alle kirchlichen Stellen im Sinne von § 1 Archivgesetz, die kirchliche Unterlagen im Sinne von § 2 Abs. 3 Archivgesetz verwalten.
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§ 2
Registratur, Altregistratur, Archiv

( 1 ) In der Registratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und zur Erfüllung eigener Aufgaben laufend benötigt werden.
( 2 ) In der Altregistratur werden kirchliche Unterlagen aufbewahrt, die den eigenen Amtsbereich betreffen und nicht mehr laufend benötigt werden, aber mindestens noch befristet aufbewahrt werden müssen. Registratur und Altregistratur können gemeinsam verwaltet werden.
( 3 ) Im Archiv wird kirchliches Archivgut im Sinne von § 2 Archivgesetz aufbewahrt. Das Archiv kann auch die Aufgaben von Altregistraturen seines Zuständigkeitsbereiches wahrnehmen, soweit entsprechende Kapazitäten vorhanden sind. Kirchliche Unterlagen, die in das Archiv überführt werden, sind in Abgabelisten zu verzeichnen.
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§ 3
Aufbewahrung

( 1 ) Die kirchlichen Unterlagen sind geordnet aufzubewahren. Die Ordnung erfolgt für die Registratur und die Altregistratur nach dem jeweils geltenden Aktenplan und für die Archive nach den archivischen Ordnungs- und Verzeichnungsgrundsätzen. Im Übrigen gelten die Vorschriften über die Verwahrung von Archivgut entsprechend.
( 2 ) Kirchliche Unterlagen sind entsprechend der im geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan festgelegten Fristen aufzubewahren. Der Aufbewahrungs- und Kassationsplan ist Bestandteil dieser Ordnung; er wird durch das Landeskirchenamt erlassen. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen entscheidet die Archivarin oder der Archivar oder eine vom Leitungsorgan beauftragte Mitarbeiterin oder Mitarbeiter, ob das Schriftgut archivwürdig ist. Unterlagen, die im Aufbewahrungs- und Kassationsplan nicht genannt sind, müssen vorerst aufbewahrt werden, bis das Landeskirchliche Archiv eine Bewertung vorgenommen oder die Zustimmung zur Vernichtung erteilt hat.
( 3 ) In Zweifelsfällen entscheidet das Landeskirchliche Archiv oder von ihm beauftragte Personen über die Aufbewahrung. Vor dieser Entscheidung dürfen Unterlagen von einer anbietungspflichtigen Stelle ohne Zustimmung des Landeskirchlichen Archivs nicht vernichtet werden.
( 4 ) Nach dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist sind die Unterlagen in das zuständige Archiv zu übernehmen oder gemäß dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan zu vernichten (kassieren).
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§ 4
Kassation

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die kein kirchliches Archivgut darstellen, sollen in regelmäßigen zeitlichen Abständen nach dem geltenden Aufbewahrungs- und Kassationsplan kassiert werden.
( 2 ) Die Entscheidung für Aufbewahrung, Kassation oder Archivierung soll nicht für einzelne Schriftstücke getroffen werden, sondern für die als Mappen, Hefter, Ordner etc. angelegten Akteneinheiten. Mehrfachausfertigungen und Kopien, die mit dem Original identisch sind, können kassiert werden, sofern an ihnen kein gesonderter Bedarf besteht.
( 3 ) Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen und deren Inhalt vollständig in diesen enthalten ist, können kassiert werden.
( 4 ) In einem Kassationsprotokoll ist festzuhalten, welche kirchlichen Unterlagen in welchem Umfang und auf welche Weise vernichtet worden sind. Ein Muster des Kassationsprotokolls ist Bestandteil dieser Ordnung. Je eine Ausfertigung ist auf Dauer im kirchlichen Archiv und bei der kirchlichen Stelle aufzubewahren.
( 5 ) Kirchliche Unterlagen aus der Zeit vor 1950 dürfen stets nur mit Genehmigung des Landeskirchlichen Archivs kassiert werden.
( 6 ) Das Landeskirchliche Archiv kann die Vernichtung von Unterlagen einer anbietungspflichtigen landeskirchlichen Stelle im Sinne des Archivgesetzes übertragen.
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§ 5
Schutzbestimmungen

( 1 ) Kirchliche Unterlagen, die entbehrlich oder wertlos geworden sind, müssen so vernichtet werden, dass eine missbräuchliche Nutzung ausgeschlossen ist. Bei der Vernichtung durch Dritte muss dies durch schriftliche Vereinbarung sichergestellt sein. Ein Muster des zu verwendenden Vertrages ist Bestandteil dieser Ordnung.
( 2 ) Die Unterlagen sind bis zum Zeitpunkt der Vernichtung vor dem Zugriff Dritter zu sichern.
( 3 ) Vorhandene Sperrvermerke und Sperrfristen sind zu beachten.
( 4 ) Nicht mehr benötigte Daten, die mittels der elektronischen Datenverarbeitung gespeichert wurden, sind auf sämtlichen Datenträgern zu löschen.
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§ 6
Inkrafttreten

( 1 ) Diese Aufbewahrungs- und Kassationsordnung tritt für die Evangelische Kirche im Rheinland am 1. Januar 2002 in Kraft. Das Landeskirchenamt wird ermächtigt, Verwaltungsvorschriften zur Durchführung dieser Verordnung zu erlassen.
( 2 ) Mit dem Inkrafttreten dieser Ordnung tritt die Rechtsordnung für die Aufbewahrung, Aussonderung und Vernichtung von Schriftgut vom 29. Oktober 1992 (KABl. 1993 S. 17) außer Kraft.
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Anlage 1

Aufbewahrungs- und Kassationsplan

Vom 23. Dezember 2008
Vorbemerkung
Der Kassationsplan dient dazu, die in den kirchlichen Registraturen dokumentierten Geschäftsvorfälle auf das notwendige Maß zu beschränken. Gemäß den hier festgelegten Fristen sollen die jeweiligen Unterlagen regelmäßig ausgesondert und vernichtet werden. Schriftgut, das der Kassationsplan nicht explizit aufführt, ist dauernd aufzubewahren.
Eine planmäßige und zügige Kassation von Schriftgut der Verwaltung setzt voraus, dass das dem Einheitsaktenplan zugrunde liegende Sachprinzip strikt eingehalten wird. Kassiert werden keine einzelnen Schriftstücke und Vorgänge, sondern Akten bzw. Akteneinheiten.
Schriftgut mit befristetem Informationsgehalt, das weder Beweis- noch Erinnerungswert für eine kirchliche Einrichtung hat, so genannte „Weglegesachen”, werden von der Sachbearbeiterin/dem Sachbearbeiter mit der Schlussverfügung „Vernichten” versehen und sofort vernichtet. Dies gilt auch für Unterlagen, die nur der Vorbereitung von zusammenfassenden Darstellungen dienen. Die Sachbearbeiterin/der Sachbearbeiter hat weiterhin darauf zu achten, dass Mehrfachausfertigungen und Kopien, die keine Vermerke aufweisen, kassiert werden.
Schriftgut, das entsprechend dem Aufbewahrungs- und Kassationsplan befristet aufzubewahren ist, wird in Nebenakten abgelegt. Diese Kassationsakten erhalten zusätzlich zum Aktenzeichen ein „.K” (Kassation). Um eine Verwechslung mit den Hauptakten zu vermeiden, sollten sie zudem farblich unterschieden werden. Nach Abschluss der Akten wird das jeweilige Jahr vermerkt, in dem sie vernichtet werden können. Die zur Kassation anstehenden Akteneinheiten werden in einem Kassationsprotokoll unter Angabe des Aktenzeichens, des Aktentitels, der Überlieferungsform (z.B. Vordrucke, Anmeldungen usw.) und des Datums aufgelistet. Dieses Protokoll wird dem Leitungsorgan der Einrichtung zur Genehmigung vorgelegt. Anschließend werden die Akten dem zuständigen Archiv zur Übernahme angeboten. Übernimmt es sie nicht, sind sie unverzüglich zu vernichten.
Die ausgesonderten Akten müssen von Firmen entsorgt werden, die hierauf spezialisiert sind. Ein Vertrag sollte die Sicherheitsstufe entsprechend DIN 32757 ausweisen. Unverzichtbar ist dies bei vertraulich zu behandelndem Schriftgut (Personalakten, personenbezogene Akten von Beratungsstellen usw.).
Weitere Einzelheiten zur Kassation von Schriftgut regelt § 4 der Aufbewahrungs- und Kassationsordnung.
Hauptgruppen
0 Kirchenordnung und Struktur der Ev. Kirche im Rheinland, andere Religionsgemeinschaften, Staat und Gesellschaft
1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
2 Gottesdienst, Amtshandlung, Seelsorge
3 Unterrichtswesen, Schule, Theologische Lehre
4 Gemeindearbeit und Gesellschaft
5 Kirchliche und weltliche Vereine
6 Grundstücke und Friedhöfe
7 Gebäude
8 Einrichtungen
9 Finanz- und sonstige Verwaltung
R Besondere Ablagen
Aktenzeichen
Aktentitel
Zuordnung
Kassation
0
Kirchenordnung und Struktur der Ev. Kirche im Rheinland, andere Religionsgemeinschaften, Staat und Gesellschaft
02-14.K
Mitteilungen des Standes- bzw. Meldeamts über Namensänderungen, Zu- und Wegzug
Nach Eintrag in die Gemeindegliederkartei sofort
02-14.K
EDV-Listen über Gemeindemitglieder
alle 5 Jahre einen alphabetischen Ausdruck aufbewahren, ansonsten nach 2 Jahren
02-15.K
Meldungen über Ein- und Austritte
nach Eintrag in das Amtsbuch für Ein- und Austritte (vgl. K7 und K8) sofort
02-21.K
Presbyteriumswahl: vorbereitender Schriftwechsel
wenn Wahlverzeichnis, Wahlprotokolle mit Ergebnis, Annahmeerklärungen, Wahlprüfungsergebnis, Muster eines Stimmzettels vorhanden sind, nach 10 Jahren
03-21.K
Kreissynode: vorbereitender Schriftwechsel mit Anlagen, Anschreiben, Zwischenergebnisse
wenn gedrucktes Protokoll mit den Berichten der Einrichtungen, der Ämter und der Superintendentin des Superintendenten vorliegt, nach 2 Jahren
04-21.K
Landessynode: vorbereitender Schriftwechsel mit Anlagen, Anschreiben, Zwischenergebnisse
wenn gedrucktes Protokoll mit den Berichten der Einrichtungen, der Ämter und der des Präses vorliegt, nach 2 Jahren
04-21.K
Landessynode: Rundverfügungen
Gemeinden und Kirchenkreise: ohne Bezug zur jeweiligen Einrichtung nach 10 Jahren
04-23.K
Landeskirchenamt: Informationen zu Angelegenheiten von zeitlich begrenzter Dauer
Gemeinden und Kirchenkreise: nach 10 Jahren
04-26.K
landeskirchliche Pfarrfreizeiten, Pastoralkolleg: Einladungen, Anmeldungen
Gemeinden und Kirchenkreise: Einladungen sofort nach Anmeldeschluss; Landeskirche: wenn Teilnahmeliste vorhanden, Anmeldungen sofort nach der Tagung
04-27.K
Pfarrfrauentagungen, Pfarrfrauendienst: Einladungen, Anmeldungen
Gemeinden und Kirchenkreise: Einladungen sofort nach Anmeldeschluss; Landeskirche: wenn Teilnahmeliste vorhanden, Anmeldungen sofort nach der Tagung
1
Kirchliche Mitarbeitende
vgl. Personalaktenordnung, insbesondere § 22
11-41.K
Pfarrerinnen/Pfarrer: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
11-51.K
Pfarrerinnen/Pfarrer z.A.: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
11-61.K
Vikarinnen/Vikare: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
11-81.K
Dienste auf Zeit: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-2.K
Mitarbeitende in Verkündigung, Unterweisung, Seelsorge: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-3.K
Mitarbeitende im diakonischen Dienst: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-4.K
Mitarbeitende in Kindergärten und in Kindertagesstätten: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-5.K
Kirchenmusikerinnen/Kirchenmusiker: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-6.K
Küsterinnen/Küster und Hausmeisterinnen/Hausmeister: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-7.K
Mitarbeitende in der Verwaltung: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-8.K
Mitarbeitende auf kirchlichen Friedhöfen: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
13-9.K
Sonstige Mitarbeitende: Urlaubs-, Unfall-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
14-1.K
befristet tätige und ehrenamtliche Mitarbeitende: Urlaubs-, Krankmeldungen, Gehaltsabrechnungen (Monate Januar bis November), Lohnpfändungen, Beihilfe, Dienstbefreiung, Reise- und Umzugskosten
wenn die Personalgrundakte inkl. Dezember- bzw. letzter Gehaltsabrechnung vorliegt, nach 10 Jahren
15-0.K
Tariftabellen, allgemeine Mitteilungen über Zulagen und Weihnachtsgeld
2 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit
16
Sozialversicherungen
16-0.K
Sozialversicherung: allgemein
nach 10 Jahren
16-1.K
Krankenversicherungen: Schriftwechsel
nach 10 Jahren
16-2.K
Rentenversicherung: Beitragsberechnung
nach 10 Jahren
16-3.K
Arbeitslosenversicherung: Beitragsberechnung
nach 10 Jahren
16-5.K
Gesetzliche Unfallversicherung: Beitragsberechnung, Buchungsbelege zur Berufsgenossenschaft
nach 10 Jahren
19-2.K
Verbände: Beitragsunterlagen
nach 10 Jahren
2
Gottesdienste, Amtshandlungen, Seelsorge
21-0.K
Pläne über Presbyterinnen-/Presbyter- und Küsterinnen-/Küsterdienste
Nach 2 Jahren
21-1.K
Gottesdienste, Abendmahlsfeiern: Handzettel für den sonntäglichen Gottesdienst und wiederkehrende Veranstaltungen
sofort, allerdings jedes Jahr ein Muster aufbewahren
23-1.K
Taufe: Anmeldungen sowie standesamtliche Mitteilungen über die Geburt
sofort nach Eintrag in das Taufbuch (K 2) sowie nach Überprüfung der EDV-Gemeindemitgliederliste
23-21.K
Konfirmation: Anmeldungen und Überweisungen, Anmeldungen zu Freizeiten
sofort nach Eintrag in das Konfirmationsbuch (K 3)
23-31.K
Trauung: Anmeldungen sowie standesamtliche Mitteilungen über Eheschließungen
sofort nach Eintrag in das Kirchenbuch (K 3) sowie nach Überprüfung der EDV- Gemeindemitgliederliste
23-41.K
Bestattung: Anmeldungen sowie standesamtliche Mitteilungen über den Tod
sofort nach Eintrag in das Kirchenbuch (K 4) sowie nach Überprüfung der EDV- Gemeindemitgliederliste
24-7.K
pfarramtliche Bescheinigungen über Amtshandlungen oder Routineangelegenheiten
Pfarramtliche Zeugnisse über Mitarbeitende in die Personalakte
Nach 2 Jahren
25-4.K
regelmäßige kirchenmusikalische Veranstaltungen: Schriftwechsel, Plakate, Einladungen
Abrechnungen s. R
wenn Muster der Plakate und Einladungen vorhanden sind, nach 10 Jahren
25-5.K
kirchenmusikalische Arbeitstagungen: Einladungen
wenn die Einrichtung nicht beteiligt ist, sofort
25-7.K
Zuschüsse für Kirchenmusik, Verwaltung der Kantate Kollekte
nach 10 Jahren
26-1.K
landeskirchliche Kollekten: Aufrufe und Informationen, Kollektendienstpläne
sofort nach Eintrag in das Kollektenbuch (A 4)
26-2.K
kreiskirchliche Kollekten: Aufrufe und Informationen, Kollektendienstpläne
sofort nach Eintrag in das Kollektenbuch (A 4)
26-4.K
Haus- und Straßensammlungen: Sammellisten für das Diakonische Werk u.a.
wenn Muster vorhanden, 10 Jahre nach Abrechnung
3
Unterrichtswesen, Schulen, theologische Lehre
34-1.K
landeskirchliche Schulen und Internate: An- und Abmeldungen, Elternvertretungen, Klassenbücher, Konferenzen, Lehr-, Stoff- und Stundenpläne, Schülerinnen-/Schülervertretungen, Schülerinnen-/Schülerstammblätter, Zeugnisse und Zeugnisdurchschriften
wenn Abgangs- oder Abschlusszeugnisse, Prüfungslisten vorhanden, 10 Jahre nach Ausscheiden des Schülers
4
Gemeindearbeit und Gesellschaft
41-3.K
Bibelwoche: vorbereitender Schriftwechsel
wenn das Programm, Teilnahmeliste, Berichte, Verwendungsnachweis, Abschlussrechnung vorliegen, nach 10 Jahren
42-0.K
Kindergarten, Kindertagesstätte: allgemeine Informationen des Verbandes für Kinderpflege im Rheinland
Nach 2 Jahren
42-2.K
Kindergarten, Kindertagesstätte: An- und Abmeldungen
wenn die jährlichen Belegungslisten vorhanden sind, 2 Jahre nach Ausscheiden des Kindes
43-0.K
Jugendarbeit: allgemeine Mitteilungen der Jugendpflege
Nach 2 Jahren
43-1.K
ev. Gemeindejugend: offene Arbeit, Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
43-2.K
ev. Gemeindejugend: männliche und gemischte Gruppen, Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
43-3.K
ev. Gemeindejugend: weibliche Gruppen, Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
43-4.K
ev. Jugendvereine und -verbände: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
43-5.K
übergemeindliche Jugendarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
43-6.K
Jugendfreizeiten: Anmeldungen
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
44-1.K
Männerarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
44-2.K
Frauenarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
44-3.K
Seniorenarbeit: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
44-4.K
besondere Gruppen: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
44-5.K
Erwachsenenbildung: Anmeldungen zu Kreisen und Freizeiten
wenn die Teilnahmeliste vorliegt, nach Abschluss der Veranstaltung
5
Kirchliche und weltliche Vereine
51-1.K
Diakonisches Werk der Ev. Kirche im Rheinland: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
51-2.K
Gemeindedienste: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
51-3.K
Anstalten, Heime und Einrichtungen: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
51-4.K
Ausbildungsstätten: Informationen, Spendenaufrufe, Werbematerial zu Aktionen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
52-3.K
Kirchlicher Entwicklungsdienst, ökumenische Diakonie: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
52-4.K
Aktion Sühnezeichen Friedensdienste e.V.: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
52-5.K
Gesellschaft zur Förderung der Partnerschaft mit der Dritten Welt mbH / Aktion Dritte-Welt-Handel: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
52-6.K
Ökumenische Entwicklungsgenossenschaft e.V. EDCS: Informationen, Werbematerial zu Aktionen, Spendenaufrufe, Sammellisten, Danksagungen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
53-1.K
Vereinigte Evangelische Mission (VEM), Ökumenische Werkstatt: Spendenaufrufe, Danksagungen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
53-2.K
andere Missionsgesellschaften: Spendenaufrufe, Danksagungen
Belege und Abrechnung s. Rechnungswesen R
Nach 10 Jahren
6
Grundstücke und Friedhöfe
63.K
Flurbereinigung: Mitteilungen über Bebauungspläne
Nach 2 Jahren
64
Verpachtung
Pachtverträge von A-Z, Pachtlisten
64.K
Verpachtung: Schriftwechsel
wenn Pachtlisten, Pachtverträge vorliegen, 10 Jahre nach Ende der Pachtzeit
66
Friedhof
66-8.K
Verkauf von Grabstellen: Bepflanzung, Einfriedung
wenn Verträge, Grablisten, Entwürfe von Grabmälern, Pläne, Zeichnungen vorliegen, nach 10 Jahren
7
Gebäude
71
Kirche
71-16.K
Bauausführung, Rohbau, Innenausbau: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-3.K
Einzelteile und Zubehör: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-31.K
Orgel, Harmonium: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge
sofort
71-32.K
Uhr, Glockenstuhl, Glocken, Läutewerk, Turmbekrönung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-33.K
Altar, Abendmahltisch, Taufstein, Kanzel: unberücksichtigte Angebote, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge
Kunstdenkmäler, Fenster, Gedenktafel, Türen, Liedtafeln
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-34.K
Gestühl: unberücksichtigte Angebote, Kostenvoranschläge ohne Auftragsfolge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-35.K
Beleuchtungsanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-36.K
Heizungsanlage: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-37.K
andere Anlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung der Verträge
71-5.K
Inventar der Kirche: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-6.K
gottesdienstliches Zubehör: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-8.K
Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
71-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
72
Gemeindehaus
72-1.K
Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
72-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläg
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
72-3.K
Wohnung: Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern
10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses
72-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung der Verträge
72-5.K
Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
72-8.K
Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
72-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
73
Pfarrhaus
73-1.K
Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
73-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
73-3.K
Benutzung und Vermietung: Schriftwechsel mit den Pfarrerinnen und Pfarrern
10 Jahre nach Lohnsteueraußenprüfung
73-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung der Verträge
73-5.K
Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
73-8.K
Außenanlagen, Pfarrgarten: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
73-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
74
Kindergarten, Kindertagesstätte
74-1.K
Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
74-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
74-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
74-5.K
Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
74-6.K
Wohnung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen / Mietern
10 Jahre nach Lohnsteueraußenprüfung
74-8.K
Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
74-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
75
Wohnhäuser
75-1.K
Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
75-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
75-3.K
Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern
10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses bzw. nach Lohnsteueraußenprüfung
75-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
75-5.K
Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
75-8.K
Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
75-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
77
Gemeindezentren
77-1.K
Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
77-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
77-3.K
Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern
10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses
77-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung der Verträge
77-5.K
Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
77-8.K
Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
77-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
78
Verwaltungsgebäude
78-1.K
Bau und Einweihung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
78-2.K
Renovierung, Unterhaltung, Ausbesserung: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
78-3.K
Benutzung und Vermietung: Verträge und Schriftwechsel mit einzelnen Mieterinnen/Mietern
10 Jahre nach Beendigung des Mietverhältnisses
78-4.K
Gebäudeverwaltung: Wartungsverträge
10 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses
78-5.K
Inventar: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
78-8.K
Außenanlagen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
78-9.K
Schutzmaßnahmen: unberücksichtigte Angebote inkl. Prospekte, Kostenvoranschläge
wenn die Submissionsliste (Liste der Angebote) vorliegt, nach der Abschlussprüfung des außerordentlichen Haushalts
8
Kirchliche Einrichtungen
81
Kinderheime, Jugendheime
(Betreuungssachen vgl. StGB § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen)
81.K
Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
82
Wohnheime
82-1.K
Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
83
Seniorenzentren, Altenwohnheime
(Betreuungssachen vgl. StGB § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen)
83.K
Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
84
Stiftungen und sonstige Einrichtungen, Freizeitenheime
84-1.K
selbstständige kirchliche Stiftungen: Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
84-2.K
unselbstständige kirchliche Stiftungen: Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
85
Krankenhäuser
Betriebsbilanzen (Betreuungssachen vgl. StGB § 203 Verletzung von Privatgeheimnissen)
85.K
Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
86
landeskirchliche Einrichtungen
Haus der Begegnung, Bonn, Theologisches Zentrum Wuppertal (TZW), Betriebsbilanzen Schulen und Internate siehe 34-1
86.K
Betriebsabrechnungen, Betriebskostenabrechnungen
Nach 10 Jahren
9
Finanzen und Verwaltung
92
Versicherungen
92-1.K
Sachversicherung: Einzelfälle
Nach 10 Jahren
92-2.K
Vermögensschaden- und Vertrauensschadenversicherung: Einzelfälle
Nach 10 Jahren
92-4.K
Dienstreise- und Kraftfahrzeugversicherungen: Einzelfälle
Nach 10 Jahren
92-5.K
Sonderversicherungen: Einzelfälle
Nach 10 Jahren
92-6.K
Rechtsschutzversicherung: Einzelfälle
Nach 10 Jahren
93
Vermögensverwaltung
93-3.K
Sparkassenbücher, Festgeldkonten
10 Jahre nach Erlöschen
93-5.K
Darlehen
Aufnahme von Darlehen durch die Kirchengemeinde, innere Anleihen Darlehen an Mitarbeitende zu den Personalakten
10 Jahre nach Ablauf des Vertrages
93-6.K
Beteiligungen an Genossenschaften: Geschäftsberichte, Mitteilungen
Nach 10 Jahren
93-7.K
Geldinstitute: Geschäftsberichte, Mitteilungen
Nach 10 Jahren
94
Kirchensteuern
94-2.K
besonderes Kirchgeld: Einzelfälle
Nach 10 Jahren
95
sonstige Einkünfte
95-1.K
Verwaltungsgebühren
Nach 10 Jahren
95-2.K
Benutzungsentgelte
Nach 10 Jahren
95-3.K
Stolgebühren (Gebühren für Amtshandlungen), auch Ablösung
Nach 10 Jahren
95-4.K
Prüfungsgebühren
Nach 10 Jahren
96
Steuern, Gebühren, Beiträge, Lasten und Abgaben
96-1.K
Einkommen- und Lohnsteuer: Anmeldungen
Nach 10 Jahren
96-2.K
Grundbesitzabgaben
Einheitswert- und Grundsteuermessbescheide, Kanalgebühren, Anliegerbeiträge, Müllabfuhrgebühren, Hauszinssteuer Mietwert s. Wohnungen
Nach 10 Jahren
96-3.K
Erbschaft-, Schenkung-, Kapitalertrag- und Vermögensteuer
Nach 10 Jahren
96-4.K
Mehrwertsteuer, Umsatzsteuer
Nach 10 Jahren
96-5.K
Körperschaftsteuer
Nach 10 Jahren
96-6.K
Beiträge für landwirtschaftliche Betriebe
Nach 10 Jahren
96-9.K
sonstige Abgaben und Beiträge
Gewerbesteuer, Kurtaxen
Nach 10 Jahren
98
Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen
98-1.K
Haushaltsüberwachungslisten, Aufstellung und Überprüfung von Haushaltsplänen
wenn der Haushaltsplan vorliegt, 10 Jahre nach Entlastung
98-3.K
monatliche Kassenabschlüsse
Nach 10 Jahren
98-4.K
Kassenprüfungsniederschriften
Nach 10 Jahren
98-5.K
Monatsabschlüsse
Nach 10 Jahren
98-6.K
Abrechnung mit Gesamtverband/Rentamt
Nach 10 Jahren
98-8.K
Bank- und Postgirokontenauszüge, Schecks, Überweisungsaufträge, Wechsel
Nach 10 Jahren
99
Verwaltung
99-2.K
Datenverarbeitung (EDV): Wartungsverträge
10 Jahre nach Vertragsende
99-4.K
angemietete Diensträume: Einrichtung des Büros, Bürobedarf, Mobiliar
Schriftverkehr vgl. 78-5 Verwaltungsgebäude Belege zu R
Nach 10 Jahren
99-5.K
Verwaltungsbücherei: Bestellungen
Belege zu R
wenn die Bücher katalogisiert sind, sofort
99-7.K
Fahrzeuge: Kaufverträge, Leasing-Verträge, Fahrtenbücher, Kostenvoranschläge, Schriftwechsel
10 Jahre nach Abmeldung des Fahrzeugs bzw. nach Vertragsende
99-8.K
Telefonkosten, Posteinlieferungsbücher, Rückscheine
Nach 10 Jahren
R
besondere Ablagen: Rechnungswesen
R 1
Kassen
R 1-2.K
Belege aller Art, auch Kassennebenbücher
ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände)
Nach 10 Jahren
R 2
Pfarrkasse
R 2-2.K
Belege aller Art, auch Kassennebenbücher
ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände
Nach 10 Jahren
R 3
Diakoniekasse
R 3-2.K
Belege aller Art, auch Kassennebenbücher
ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände
Nach 10 Jahren
R 4f
sonstige Kassen
Aufteilung wie zuvor
R 4ff-2.K
Belege aller Art, auch Kassennebenbücher
ausgenommen: Baumaßnahmen, Erfüllung von Baulastverpflichtungen und besondere Anschaffungen (Vasa sacra, Glocken, Orgel, Kunstgegenstände
Nach 10 Jahren
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Anlage 2

Muster eines Kassationsprotokolls

Reg.-Nr.
Aktentitel
Überlieferungsform
Datum
23-1.K
Anmeldungen zur Taufe
ausgefüllte Vordrucke
1982
46-2.K
Familienfreizeit Südtirol
Anmeldungen und Bestätigungen
1984
R 1-1
Haushaltsplan 1988
nichtunterschriebene Dublette
1987
Datum: (Unterschrift des Leitungsorgans)
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Anlage 3

Vertrag über Stampfgut

Die Firma ____________________ verpflichtet sich,
  1. die ihr von ____________________ übergebenen Akten im Gewicht von ____________________ einzustampfen,
  2. niemandem die Durchsicht der Akten zu gestatten, auch an niemand Teile der Akten abzugeben,
  3. den Vollzug des Einstampfens dem genannten Amt mitzuteilen,
  4. für die Stampfmasse den Betrag von Euro ____________________ zu entrichten.
Bis zum Vollzug des Einstampfens bleibt der/dem ________________________________________ an den Akten das Eigentum vorbehalten.

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1 ↑ Nr. 420.
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2 ↑ Nr. 421.